Persondatapolitik

Vi behandler dine oplysninger for at kunne varetage vores opgave som offentlig uddannelsesinstitution. Det omfatter blandt andet kontaktoplysninger, CPR-nummer, eksamensresultater, studieaktivitet, fravær, praktikforløb og SU-oplysninger.

Oplysninger videregives til relevante myndigheder, fx Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og Danmarks Statistik. Eksamenskarakterer opbevares i 30 år, og oplysninger om studieforløb gemmes i op til 7 år.

For deltidsstuderende og kursister behandler vi tilsvarende oplysninger som for fuldtidsstuderende. Hvis din uddannelse er betalt af din arbejdsgiver, behandler vi også arbejdsgiverens kontaktoplysninger til brug for fakturering. Ledige kan blive omfattet af dataudveksling med jobcenter.

For nogle akademifag sker der en løbende, krypteret dataudveksling med IBA Erhvervsakademi Kolding.

Når du søger ind, behandler vi blandt andet dine kontaktoplysninger, CPR-nummer og dokumentation for din adgangsgivende uddannelse. Bliver du optaget, overgår oplysningerne til studerende. Får du afslag, gemmer vi afslaget og dokumentationen i op til 12 måneder.

Vi behandler oplysninger om ansatte for at kunne udbetale løn, administrere ansættelsen og opfylde vores forpligtelser som arbejdsgiver. Oplysninger opbevares under ansættelsen og i 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret.

Navn, arbejdsmail, stilling og arbejdssted kan fremgå offentligt på EK’s hjemmeside. Billeder offentliggøres kun med samtykke.

Vi behandler din ansøgning, dit CV og dine eksamensbeviser for at kunne vurdere dig til stillingen. Referencer indhentes kun med dit samtykke. Oplysninger om ansøgere slettes senest 12 måneder efter, at ansættelsesprocessen er afsluttet.

Deltagelse i EK’s alumnenetværk er frivillig og bygger på dit samtykke. Når du melder dig ind på LinkedIn, bliver din profil synlig for netværkets øvrige medlemmer. Du kan til enhver tid melde dig ud igen.

Har du kontakt med EK som leverandør, praktikvirksomhed, oplægsholder eller deltager i et arrangement, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for samarbejdet. Det er typisk navn, titel, kontaktoplysninger og virksomhed. Regnskabsoplysninger gemmes i 5 år efter bogføringsloven.

Når du deltager i interviews eller spørgeskemaer, sker det på baggrund af dit samtykke, og du får besked om formålet. Data fra vores systemer bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form til kvalitetssikring og statistik. Der analyseres ikke på personniveau.

EK har TV-overvågning på sine lokationer for at forebygge og opklare kriminalitet og sikre, at arealerne bruges i overensstemmelse med ordensreglerne. Optagelser gemmes højst 30 dage, medmindre de er nødvendige for en efterforskning. Du kan få udleveret EK’s politik for TV-overvågning ved at kontakte os.

Når du interagerer med EK på sociale medier, afgiver du personoplysninger til både mediet og EK. Vi opfordrer dig til at dele så lidt som muligt og kontakte os på anden vis, hvis din henvendelse handler om sagsbehandling.

EK overlader i visse tilfælde oplysninger til databehandlere, fx leverandører af IT-systemer. De må kun behandle oplysningerne efter vores instruks. Overføres data til lande uden for EU/EØS, sker det kun på et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontrakter. Du kan bede om en kopi ved at skrive til gdpr@ek.dk.

Du kan læse om, hvilke cookies vi bruger, og hvordan du accepterer eller afviser dem, i cookiepolitikken.

Læs EK’s cookiepolitik